Mahasiswa KKN Undip Bantu Administrasi Desa Sobokerto Melalui Pembentukan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip
Jatengvox.com – Dalam rangka mendukung tertib administrasi desa, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) menginisiasi program kerja sosial masyarakat (Sosmas) salah satunya berupa penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Arsip Aktif di Balai Desa Sobokerto, Kecamatan Ngemplak, Kabupaten Boyolali.
SOP tersebut dibentuk pada 22 Juli 2026 sebagai salah satu bentuk respons atas kondisi arsip desa yang selama ini tersusun tidak rapi dan cenderung berantakan, sehingga berisiko menimbulkan penumpukan arsip dan potensi kehilangan dokumen-dokumen penting desa.
Kegiatan sosial masyarakat tersebut berangkat dari hasil kunjungan lapangan sebelumnya, Bapak Suharmin selaku Kepala Desa Sobokerto menuturkan “Di sini ada mahasiswa yang latar belakangnya kearsipan, ya? Sebenarnya kami ingin minta bantuan, terkait saran dan pembenahan mengenai arsip yang ada di Balai Desa, untuk menata arsip desa supaya lebih baik, biar lebih tertata.”
Setelah observasi langsung, perancang SOP tersebut dibentuk dan menyesuaikan dengan lingkungan Balai Desa dengan masukkan ke dalam lima tahapan aktivitas sederhana, mulai dari mempersiapkan sarana dan prasarana yang diperuntukan agar setiap alat yang digunakan selama kegiatan administrasi siap dan dapat digunakan selama proses kerja, dilanjutkan dengan memeriksa kelengkapan dan keutuhan informasi arsip untuk memastikan arsip yang tercatat maupun yang dikeluarkan memiliki informasi yang jelas dan tidak ambigu, mencatat informasi arsip secara detail melalui spreadsheet yang berisi No Surat, Kurun Waktu, Isi Informasi, Jumlah, Lokasi Simpan untuk mengurangi penggunaan kertas dan mudah untuk dikelola isi dari daftar arsip yang tercatat.
Lalu dilanjutkan dengan mengelompokkan arsip ke dalam map sesuai jenis dan klasifikasinya, hingga menyusun arsip ke dalam file box secara kronologis dan sistematis.
Pada 23 Juli 2026, hasil penyusunan SOP dipresentasikan secara langsung bersama Sekretaris Desa (Carik) Sobokerto, Maulana Maliki, sebagai bukti kolaborasi antara mahasiswa dan perangkat desa dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih tertib dan berkelanjutan.
Dengan adanya SOP ini, diharapkan pengelolaan arsip di Balai Desa Sobokerto dapat berjalan lebih sistematis dan terstruktur, sehingga meminimalisasi risiko penumpukan dokumen desa meskipun program KKN telah berakhir.
Penulis : Hagi Arsaba
Pos terkait
Terbaru
Tidak ada komentar