Mahasiswa KKN Undip Laksanakan Optimalisasi Administrasi Kendaraan Operasional Desa melalui Digitalisasi Pencatatan di Desa Kesesi

Jatengvox.com – Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Reguler (KKN-R) Tim II Universitas Diponegoro (Undip) melaksanakan program kerja individu berupa “Optimalisasi Administrasi Penggunaan Kendaraan Operasional Desa melalui Penyusunan Alur Penggunaan Kendaraan dan Pencatatan Digital Menggunakan Google Form” pada Jumat, 7 Agustus 2026, bertempat di Balai Desa Kesesi, Kecamatan Kesesi, Kabupaten Pekalongan.

Program kerja tersebut dilaksanakan oleh Najwa Karin Amelya, mahasiswa Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Universitas Diponegoro.

Baca Juga

6 hari  lalu

Kreatif dan Edukatif, Mahasiswa KKN Undip Ajak Anak-Anak Desa Purwodadi Kenali Uang Lewat Matematika Keuangan Ceria

7 jatengvox

Program ini merupakan bentuk kontribusi mahasiswa dalam mendukung pengelolaan administrasi pemerintahan desa, khususnya dalam pencatatan penggunaan kendaraan operasional yang digunakan untuk menunjang berbagai kebutuhan pelayanan dan kegiatan masyarakat.

Penyusunan kegiatan diawali dengan observasi dan wawancara dengan perangkat Desa Kesesi mengenai mekanisme administrasi penggunaan kendaraan operasional desa.

Berdasarkan hasil wawancara, penggunaan kendaraan selama ini telah memiliki pencatatan melalui Buku Log kendaraan yang memuat informasi seperti nama peminjam, tujuan penggunaan, waktu peminjaman, waktu pengembalian, dan tanda tangan.

Baca Juga

2 minggu  lalu

Mahasiswa KKN Undip Dukung Turnamen Voli Lemahbang Cup II 2026 Guna Tingkatkan Potensi Olahraga Desa Gebang

12 jatengvox

Kondisi tersebut menjadi dasar bagi mahasiswa untuk mengembangkan program, sehingga digitalisasi yang dilakukan tidak dimaksudkan untuk menggantikan sistem pencatatan yang telah berjalan.

Program diarahkan untuk melengkapi dan mengoptimalkan pencatatan manual melalui media digital yang sederhana, mudah digunakan, serta dapat membantu perangkat desa dalam menyimpan dan menelusuri kembali data penggunaan kendaraan.

“Saya melihat bahwa Desa Kesesi sebenarnya sudah memiliki dasar pencatatan melalui Buku Log. Karena itu, yang saya lakukan bukan mengganti sistem tersebut, tetapi mencoba melengkapinya dengan pencatatan digital. Dengan begitu, data penggunaan kendaraan memiliki arsip tambahan yang lebih mudah disimpan, dicari, dan dikelola oleh perangkat desa,” jelas Najwa.

Optimalisasi tidak hanya diarahkan pada aspek pencatatan, tetapi juga pada kejelasan alur penggunaan kendaraan.

Untuk itu, mahasiswa menyusun infografis yang memuat tahapan penggunaan secara sederhana, mulai dari menghubungi penanggung jawab untuk memastikan ketersediaan, menyampaikan keperluan, memperoleh persetujuan, menggunakan dan mengembalikan kendaraan, hingga melakukan pencatatan melalui Google Form.

Infografis tersebut dilengkapi QR Code yang terhubung langsung dengan formulir digital, sehingga pengguna dapat mengakses media pencatatan dengan lebih mudah dan praktis.

“Alur ini saya buat supaya informasi mengenai proses penggunaan kendaraan dapat dipahami dengan mudah. Jadi, pengguna mengetahui pihak yang perlu dihubungi, tahapan yang harus dilakukan, sekaligus kewajiban pencatatannya setelah kendaraan digunakan,” tutur Najwa.

Google Form yang disusun memuat informasi penting seperti identitas peminjam, nomor telepon, tanggal, tujuan, keperluan, waktu penggunaan, dan waktu pengembalian.

Data yang diisi tersimpan secara otomatis sebagai arsip digital sehingga memudahkan perangkat desa dalam melihat kembali riwayat penggunaan kendaraan.

Penerapannya tetap mengikuti mekanisme Desa Kesesi, dengan penggunaan kendaraan terlebih dahulu dikoordinasikan bersama penanggung jawab untuk memastikan ketersediaan dan menyesuaikan kebutuhan pelayanan masyarakat.

Sebagai bentuk keberlanjutan, mahasiswa menyerahkan tautan Google Form dan akses editor kepada Pemerintah Desa Kesesi, sekaligus menjelaskan cara melihat serta mengunduh data yang telah masuk.

Luaran program meliputi infografis alur penggunaan kendaraan, Google Form, QR Code, rekap data, dan akses pengelolaan bagi perangkat desa.

Seluruh luaran tersebut dirancang sebagai pendukung administrasi yang sederhana, mudah digunakan, dan dapat diterapkan secara berkelanjutan tanpa mengubah mekanisme yang telah berjalan di Desa Kesesi.

Dari perspektif Administrasi Publik, pengelolaan kendaraan operasional merupakan bagian dari tata kelola fasilitas pemerintah yang perlu didukung administrasi yang tertib, transparan, dan akuntabel. Pencatatan terstruktur dan alur penggunaan yang jelas dapat memudahkan pengelolaan serta penelusuran informasi kendaraan.

Program ini sejalan dengan SDGs poin ke-16, yaitu Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh (Peace, Justice, and Strong Institutions) melalui penguatan tata kelola administrasi dan akuntabilitas pelayanan publik di tingkat desa.

Melalui program ini, mahasiswa KKN Undip berharap pengelolaan kendaraan di Desa Kesesi dapat berlangsung lebih efektif dan berkelanjutan serta turut mendukung pelayanan masyarakat yang lebih tertib dan bertanggung jawab.

Penulis: Najwa Karin Amelya, Mahasiswa Prodi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Universitas Diponegoro

Editor: Murni Anggita